很多人都希望一天可以做完更多事、一週內完成所有待辦項目，於是網路上各式時間管理工具與方法層出不窮。其中最被奉為圭臬的，就是所謂的「重要與緊急四象限」時間管理法。這個方法最早來自美國前總統艾森豪，後來被管理學者史蒂芬．柯維發揚光大，不少人深信這就是提升效率的萬靈丹。但我自己實際操作後，卻發現這個方法存在非常大的盲點，甚至會讓創業家走向錯誤的時間配置。
四象限的起源
在各式各樣的時間管理方法中，最廣為流傳的可能就是「重要／緊急四象限法」。這個方法最早來自美國總統艾森豪，後來被時間管理大師史蒂芬．柯維（Stephen Covey）在《與成功有約》這本書中發揚光大。他主張人們應該把事情分為四類：
- 第一象限：重要且緊急
- 第二象限：重要但不緊急
- 第三象限：不重要但緊急
- 第四象限：不重要且不緊急
理論上，只要將任務分成這四種類型，並依序處理，人生就會變得井然有序、有效率。然而，這套方法真的這麼萬用嗎？我自己創業以來試過很多次，後來發現：它並不是最適合這個時代的工具。
四象限的盲點：某些事永遠做不到
當我們開始用四象限來安排事情時，最常遇到的問題是：不緊急的事，永遠輪不到執行。這乍看沒什麼問題，反正這些事情本來就不急嘛，但請你想一想，有多少你真正想做的事情，初期其實都不重要也不緊急？
想學一門新語言、寫自己的部落格、打造個人品牌、創業開發副業……這些事一開始都屬於「不緊急」。如果你永遠用這套邏輯工作，那你就會每天忙著救火、回訊息、開會、應付別人的需求，卻永遠沒時間為自己的人生做真正的準備。
而且，「重要但不緊急」和「緊急但不重要」這兩個象限也很常打架。你會陷入思考：「我到底該回那封很急但沒意義的信？還是該靜下心來完成我重要的創作工作？」這會讓你時間分配混亂，決策疲乏，最後什麼都沒做好。
更實際的分類方式：只有兩種任務
在我多年創業實戰之後，我發現有一個更簡單、更有效的時間管理方法，就是把任務分為兩大類：
- 創造性的工作（有產出價值）
- 重複性、瑣碎的例行事務
只要掌握這兩個分類邏輯，你就可以更有效安排時間。例如：
- 創造性工作：拍短影片、寫文案、錄Podcast、設計新課程、寫App程式
- 重複性瑣事：回訊息、開發票、上字幕、排程社群貼文、整理資料夾
你只需要把每天最有精神、最有創造力的「黃金時段」空下來，專門做創造性工作。這段時間不要開會、不要看手機、不要回任何訊息，就是專心創作。
而那些重複性瑣事就集中在下午或注意力下降的時段處理，甚至交給AI或助理也行。這樣安排的好處是什麼？你每天都會有實際產出，而不是一直忙著「看起來很努力」的瑣事。
一天能做幾件事？比四象限更重要的問題
四象限的最大問題，是假設我們一天可以完成很多事情。但事實是，一個人能專心完成的創造性任務，每天最多兩到三件就很不錯了。
尤其對創業者來說，每天都要做品牌、行銷、產品開發、業務推進，如果沒有優先排好最關鍵的事，你會很容易陷入瞎忙而沒有結果。
舉例來說，如果你今天只有一個小時的創作力時間，那你就只能選一件事來做，比如寫一篇文章或剪一支影片。這個世界只獎勵有完成、有產出的行動者，而不是永遠在分類和計劃裡打轉的人。
與其把時間浪費在分象限、做筆記、做排程，不如直接問自己一句話：「我今天最重要的產出是什麼？我什麼時候要完成？」
結語：讓你走得更遠的不是分類，而是執行
你可以發現，真正厲害的創業家並不太迷信什麼生產力工具、效率App或是時間管理理論。他們唯一在意的是：「我今天有沒有產出什麼東西可以放上網、拿去賣、帶來客戶、讓自己進步？」
所以，如果你今天還在追求更有效率的時間管理法，試著放下「重要／緊急」這種過時的分類邏輯。你真正要做的是：
- 每天完成一到兩件高價值的產出
- 把其他事情最小化、機械化、人工智慧化
- 把你的人生變成一條不斷產出、修正、前進的創業之路
記得，時間管理的目的不是要你更忙，而是要你更自由。
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